Czy warto przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej i inwestować w program do DMS?

Zakładasz własną firmę i zastanawiasz się, czy warto przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej? A może nie wiesz, jaki program do zarządzania dokumentacją wybrać? W takim razie przeczytaj ten artykuł. Zobacz, czy warto stawiać na dokumenty elektroniczne w firmie.

Czy warto mieć dokumenty elektroniczne w firmie?

Wiele jest powodów, dla których warto przechowywać dokumenty w wersji elektronicznej w firmie, jest naprawdę wiele. Oczywiście, elektroniczne wersje papierów, nie oznaczają, że nie należy składować już dokumentów w formie papierowej. Jednak mimo tego naprawdę warto zaopatrzyć się w elektroniczne wersje plików. Dlaczego? Przede wszystkim ten sposób pomaga zorganizować pracę. Wszystkie pliki są w jednym miejscu, dzięki czemu bardzo łatwo je znaleźć. Mając dobre oprogramowanie, takie jak program do DMS, wystarczy podać jedynie słowo kluczowe lub też frazę, by w kilka sekund znaleźć poszukiwany przez nas dokument. To bardzo wygodne rozwiązanie, ponieważ nie trzeba wertować segregatorów godzinami. Wystarczy dosłownie parę chwil, by znaleźć to, czego się szukało. Poza tym elektroniczne wersje dokumentów gwarantują Ci porządek w dokumentacji, a także z danego pliku mogą korzystać jednocześnie wielu pracowników. Dzięki temu nie będziesz musiał robić wielu kopii danego dokumentu. Wystarczy, że każdy będzie miał dostęp do danego pliku.

Jak przechowywać firmowe dokumenty?

Skoro wiesz już, dlaczego warto mieć elektroniczne wersje dokumentów, to czas się zastanowić, w jaki sposób je przechowywać. Najpopularniejszym, ale też przez wiele osób uważany za najgorszy sposób, jest przechowywanie firmowych dokumentów na komputerach pracowników. Zaletą tego rozwiązania jest jego intuicyjność, ale to tak naprawdę jedyny plus tego rozwiązania. Do minusów wlicza się: brak centralizacji oraz możliwości kontroli nad plikami, co bardzo często powoduje chaos organizacyjny. Drugim, o wiele lepszym sposobem jest dysk sieciowy. Do plusów tego rozwiązania wlicza się: niski koszt, intuicyjność oraz prostota jego wdrożenia. Ogólnie opcja ta wiążę się z umieszczeniem w sieci firmy dysku, na którym są przechowywane wszystkie dokumenty. Dostęp do nich mają wszyscy pracownicy. Niestety, jak wszystko to rozwiązanie też nie jest pozbawione wad. Nie można w tym wypadku wersjonować plików, a także są też niewielkie możliwości konfiguracji. Ostatnim rozwiązaniem, o którym chce wspomnieć, są platformy biznesowe. To kompleksowe rozwiązanie, które pozwala na poprawienie przepływu informacji w firmie, a poza tym usprawnia zarządzanie dokumentacją, dzięki odpowiednim programom, jakim bez wątpienia jest program do DMS.